Women in Adria donosi smjernice koje će osigurati da sastanak bude kvalitetan.
Ponekad se čini da sastanak traje prekratko, a ponekad predugo. Informacija je ponekad premalo, a ponekad previše. Prvi preduvjet za kvalitetan sastanak nesumnjivo je pozivanje pravih sudionika. Onih koji su u teme uključeni dovoljno da doprinesu, a ne da se dosađuju. Poželjno je pritom izbjegavati gledanje u mobitele, laptope ili ostale uređaje s ekranima. Iako na sastancima uvijek postoji dio sudionika koji je uvjeren da može pratiti razgovor, a istovremeno raditi nešto drugo, najčešće tome nije tako. Čak i ako je osoba dobra u obavljanju više stvari odjednom, svojim tipkanjem zasigurno ometa pažnju drugih, koji će s vremenom također izvaditi mobitel i “isključiti” se iz stvarnosti.
Najbolji način da se ovakve stvari izbjegnu jest poticati sudionike sastanka da se uključuju. Dijalog će na njih više utjecati nego nečiji monolog. Osobi koja je sazvala sastanak uključivanja često mogu izgledati kao “skretanje” s teme, ali više ljudi sa različitim perspektivama uvijek bolje razumije neku temu, nego li samo jedna osoba.
Kako bi sudionici ostali fokusirani, korisno je unaprijed poslati predložene teme i planirano vrijeme završetka sastanka. Ukoliko se osoba koja je sazvala sastanak pridržava planiranog, pokazuje da zna što želi i kako to postići. Ideje je ponekad teško sažeti, ali njihova jasnoća zadržat će pažnju sudionika i osigurati da samo jedna osoba govori, a ostali pažljivo slušaju. Osluškujući grupu i održavajući kontakt očima sa različitim sudionicima, potaknut ćete ih da aktivno sudjeluju i jaso ćete znati jesu li ideje prenesene na razumljiv način. Vođenje bilješki ili snimanje sastanka pomoći će svima da se drže dogovorenog i smanjit će prostor nesporazumima. Na kraju je poželjno sažeti zaključke i buduće planove u nekoliko rečenica, kako bi svi sudionici bili sigurni u to što je sljedeći korak koji se od njih očekuje.
